12 συμβουλές για την εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Δείτε επίσης:Καλή εθιμοτυπία email

Στην ψηφιακή εποχή, όπου η άμεση επικοινωνία κυβερνά τη ζωή μας και είναι σχεδόν αδύνατο να ξεφύγουμε από την απήχηση και τη γοητεία του Διαδικτύου, είναι εύκολο να βρεθείτε να λαμβάνετε ένα email, κάνοντας κλικ στην «απάντηση», πληκτρολογώντας μια γρήγορη απάντηση και πατώντας «αποστολή» χωρίς πολλή σκέψη.

Δυστυχώς, το να κάνεις ακριβώς αυτό έχει τη δυνατότητα να οδηγήσει σε ενοχλητικά λάθη που θα μπορούσαν να βλάψουν τις επαγγελματικές σχέσεις και την καριέρα σου.

Αυτό που κάνει τα πράγματα χειρότερα είναι ότι ξοδεύει ο μέσος υπάλληλος γραφείου28%της εβδομάδας του απαντώντας και στέλνοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: με το χρονικό διάστημα που ο μέσος άνθρωπος ξοδεύει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι δύσκολο να καταλάβουμε γιατί ένα μεγάλο μέρος επαγγελματιών δεν γνωρίζει τα βασικά στοιχεία της ηθικής του email.

1. Μια σαφής γραμμή θέματος

Ένα από τα πιο σημαντικά μέρη ενός email, αν όχι το πιο σημαντικό μέρος του email σας, ανάλογα με τη δουλειά σας ή ποιος στέλνετε email, είναι η γραμμή θέματος.

Όταν προσεγγίζετε νέες επαφές ή πελάτες, η γραμμή θέματος θα δηλώνει εάν ένα άτομο θα ανοίξει ή όχι ένα email. Όχι μόνο αυτό, αλλά θα θέλετε το email σας να ξεχωρίζει σε εισερχόμενα γεμάτα με άλλα email. Όταν συναλλάσσεστε με συναδέλφους, είναι καλύτερο να επισημάνετε στον αναγνώστη ότι αντιμετωπίζετε τις ανησυχίες ή τα επιχειρηματικά τους ζητήματα.

2. Προσέξτε ποια «απάντηση» χρησιμοποιείτε

Όταν αποφασίζετε μεταξύ 'Απάντηση' ή 'Απάντηση σε όλους', είναι καλύτερο να σκεφτείτε εάν η λίστα των παραληπτών πρέπει πραγματικά να γνωρίζει πώς ήσασταν;

Είναι καλύτερο να σκεφτείτε προσεκτικά αν η απάντησή σας πρέπει πραγματικά να σταλεί σε ολόκληρη την ομάδα ή απλώς στον αποστολέα.

3. Η χρήση επαγγελματικών χαιρετισμών

Όταν στέλνετε ένα επαγγελματικό email είναι καλύτερο να αποφεύγετε τους χαιρετισμούς που χρησιμοποιείτε γύρω από τους φίλους σας.

Το να γνωρίσετε τον εαυτό σας με το 'Hey' ή 'Yo' είναι απίστευτα ανεπίσημο. δεν είναι ο τρόπος να εισαγάγετε τον εαυτό σας σε έναν συνάδελφο ή έναν επαγγελματία και είναι αμφίβολο ότι ένας πελάτης θα εκτιμούσε να ανοίξει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν επαγγελματία με τέτοια χαλαρή γλώσσα.

4. Απάντηση σε όλα τα email σας

Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να φαίνεται σαν δουλειά, αλλά είναι σημαντικό να δοκιμάσετε.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται κατά λάθος σε εσάς, εάν είναι μόνο καλό, αλλά βοηθά επίσης στην οικοδόμηση σχέσεων με συναδέλφους ή άλλους επαγγελματίες.

5. Το χιούμορ μπορεί να παρερμηνευθεί

Το χιούμορ είναι υπέροχο. βοηθά να σπάσει τον πάγο όταν συναντάς νέους ανθρώπους ή σε δύσκολες καταστάσεις.

Το πρόβλημα είναι ότι δεν έχει θέση εκτός εάν ο κατευθυνόμενος παραλήπτης μπορεί να σας δει τις δυνατότητες του προσώπου ή να ακούσει τον τόνο της φωνής σας. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βασίζονται σε κείμενο και είμαι βέβαιος ότι έχουμε συναντήσει όλες τις καταστάσεις κατά την αποστολή μηνυμάτων σε φίλους ή συγγενείς, είναι εξαιρετικά δύσκολο να συναντήσετε συναισθήματα μέσω κειμένου και αυτό το πρόβλημα αυξάνεται δέκα φορές μόνο όταν εισαγάγετε άλλες γλώσσες στο μείγμα.

Σε έναν χώρο εργασίας, ειδικά σε έναν διεθνή χώρο εργασίας, είναι καλύτερο να αφήσετε το χιούμορ από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκτός εάν γνωρίζετε καλά τον παραλήπτη.

Δείτε τη σελίδα μας στοΑναπτύσσοντας το χιούμοργια περισσότερα σχετικά με αυτό.

6. Θαυμαστικά μπορεί να είναι παγίδα

Όταν χρησιμοποιείτε θαυμαστικά ή ερωτηματικά, γίνεται συνήθης πρακτική για τους περισσότερους να προσθέτετε περισσότερα θαυμαστικά σε μια πρόταση.

Στα συμβατικά αγγλικά σημεία στίξης, ένας πνιγμένος άνθρωπος φωνάζει «Βοήθεια!».

Η επανάληψη της ίδιας στίξης επαναλαμβάνει μόνο το ίδιο επίπεδο ενθουσιασμού προσθέτοντας τίποτα στο πλαίσιο της συνομιλίας. Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί επίσης να σας κάνει να εμφανιστεί ως ανώριμος ή μη επαγγελματικός. σε ένα εργασιακό περιβάλλον είναι γενικά η καλύτερη πορεία να το αποφύγετε.

Για περισσότερα δείτε τη σελίδα μας στοΣημεία στίξης.

7. Οι πολιτισμοί από όλο τον κόσμο μιλούν και γράφουν διαφορετικά

Οι κουλτούρες σε όλο τον κόσμο μιλούν και γράφουν με διαφορετικούς τρόπους, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ακόμη και πόσο προσωπικό είναι ένα email, πόσο σύντομο και να δείχνει, ή ακόμα και το μήνυμά του.

Πολλές δυτικές χώρες είναι πολύ γρήγορες για να φτάσουν στο σημείο, για παράδειγμα τη Γερμανία ή την Αμερική, ενώ άλλες χώρες όπως η Ιαπωνία επιθυμούν να είναι πιο προσωπικές και να μάθουν για το άτομο πριν ξεκινήσουν τις δραστηριότητές τους.

Δείτε τη σελίδα μας στοΔιαπολιτισμική επικοινωνίαγια περισσότερα.

8. Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση email

Αυτό θα πρέπει να είναι προφανές, γενικά εάν εργάζεστε για μια εταιρεία θα έχετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εταιρείας που είναι γενικά το όνομά σας συν τον τομέα της εταιρείας.

Ωστόσο, εάν είστε αυτοαπασχολούμενοι ή χρησιμοποιείτε email για θέματα που σχετίζονται με την εργασία, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε γενικές διευθύνσεις ή να χρησιμοποιείτε το όνομά σας.

9. Αποφύγετε την αργκό, τα emoticon ή το κείμενο

Σε ένα χώρο εργασίας ένας επαγγελματίας δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιεί αργκό, συντομεύσεις για λέξεις ή ομιλία κειμένου.

Η χρήση αυτών θα σας προκαλέσει μόνο ως ανώριμο και αντιεπαγγελματικό και όταν ασχολείστε με την αλληλογραφία σχετικά με τις επιχειρήσεις, είναι εντελώς απαράδεκτο.

10. Επιλογή υψηλής προτεραιότητας

Η χρήση αυτής της επιλογής περισσότερο από ό, τι είναι απαραίτητο μπορεί να είναι απίστευτα ενοχλητική, η οποία μετατρέπεται σε πρόβλημα όταν, στο μέλλον, έχετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υψηλής προτεραιότητας για αποστολή και τα άτομα δεν θα λάβουν σοβαρά τα email σας.

11. Σύντομο, στο Point Email

Οι άνθρωποι θεωρούν ότι η ανάγνωση μεγάλων συστάδων κειμένου είναι αρκετά δύσκολη, ειδικά σε μια κουλτούρα όπου οτιδήποτε θέλετε ουσιαστικά στα χέρια σας.

Είναι βέλτιστη πρακτική να διατηρείτε τα μηνύματά σας στο σημείο, και να διασπάται καλά όπου είναι απαραίτητο (οι κουκκίδες λειτουργούν εξαιρετικά). Απλώς αποφύγετε καταστάσεις όπου ο παραλήπτης πρέπει να ανακαλύψει παραγράφους κειμένου για να καταλάβει τι προσπαθείτε να τους ρωτήσετε.

12. Ελέγξτε ότι έχετε επιλέξει τον σωστό παραλήπτη

Ορισμένες εταιρείες έχουν χιλιάδες υπαλλήλους, πράγμα που σημαίνει ότι είναι καλύτερο να βεβαιωθείτε ότι στέλνετε το email σας στο σωστό άτομο.

Θα ήταν μάλλον ατυχές να προσπαθήσετε να στείλετε ένα email σε έναν φίλο στην εργασία, μόνο για να το στείλετε στον διαχειριστή σας. Αυτός είναι και ο λόγος για τον οποίο είναι καλύτερο να αποφύγετε την προσωπική συνομιλία στα email εργασίας: δεν ξέρετε ποτέ πότε θα μπορούσε η διαχείριση να εξετάσει τα email σας.



Συνέχισε να:
Πώς να αποκτήσετε συνάντηση με οποιονδήποτε
Γράψτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πείθουν, επηρεάζουν και πείθουν
Πώς να γράψετε μια επιχειρηματική υπόθεση