8 καθολικές δεξιότητες αυτοματισμού που θα σας βοηθήσουν να πετύχετε σε οποιαδήποτε καριέρα


Υπάρχουν μόνο τόσες ώρες την ημέρα, οπότε η αυτοματοποίηση ορισμένων εργασιών θα ελευθερώσει χρόνο για άλλους.

Η ικανότητα μεταφοράς καθηκόντων σε ένα αυτοματοποιημένο πρόγραμμα μπορεί να σας βοηθήσει να προωθήσετε την καριέρα σας αφήνοντάς σας να εστιάσετε τη δημιουργική σας ενέργεια αλλού.

Εδώ είναι οκτώ εξαιρετικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό.


1. Αυτοματοποιήστε το email σας

Σήμερα, το email είναι ο ευκολότερος τρόπος για να συνδεθείτε με άλλους ανθρώπους. Είναι γρήγορο, απλό και δωρεάν, πράγμα που σημαίνει ότι τα εισερχόμενά σας είναι πιθανότατα γεμάτα με μηνύματα που πρέπει να απαντηθούν.

Πιθανότατα, μερικά από αυτά τα email μπορούν να απαντηθούν με την ίδια απάντηση. Αντί να αντιγράψετε και να επικολλήσετε ξανά την απάντησή σας - ή ακόμα και να την πληκτρολογήσετε ξανά - αυτοματοποιήστε τις απαντήσεις σας.

Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail, μπορείτε να ρυθμίσετε έτοιμες απαντήσεις για να κάνετε τα μηνύματα απαντήσεων πιο γρήγορα. Είναι εύκολο να ρυθμιστούν και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία φορμών, υπενθυμίσεων, επιστολών ή αναφορών προόδου, εκτός από τακτικές απαντήσεις.

Εάν η κύρια υπηρεσία email σας είναιOutlook, μπορείτε να ρυθμίσετε πρότυπα μηνυμάτων. Με αυτό το πρόγραμμα, έχετε τη δυνατότητα να αλλάξετε ή να προσθέσετε νέες πληροφορίες προτού στείλετε το email εάν αυτό είναι απαραίτητο.

Ένας άλλος τρόπος για να μειώσετε το χρόνο που αφιερώνετε για την απάντηση στα email σας είναι να ρυθμίσετε τα εισερχόμενά σας, ώστε τα μηνύματα προτεραιότητας να βρίσκονται στην κορυφή.

Εάν λαμβάνετε πολλά μηνύματα όλη την ημέρα, αλλά μόνο μερικά από αυτά πρέπει να αντιμετωπιστούν αμέσως, μην χάνετε χρόνο ψάχνοντας τα εισερχόμενά σας, τα έχετε εκ των προτέρων και εύκολα προσβάσιμα. Μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε κανόνες και φακέλους για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συγκεκριμένα θέματα ή από συγκεκριμένους αποστολείς, ώστε να γνωρίζετε ακριβώς πού βρίσκονται.

2. Αυτοματοποιήστε τα κοινωνικά σας μέσα

Το μάρκετινγκ πρέπει να αποτελεί κορυφαία προτεραιότητα, που σημαίνει ότι περνάτε χρόνο καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας δημοσιεύοντας σε ιστότοπους κοινωνικών μέσων.

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι δημοσιεύετε πιθανώς περισσότερες από μία φορές την ημέρα, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να παρακολουθείτε την ώρα και να αποφασίσετε τι πρόκειται να τοποθετήσετε στη σελίδα σας στο Twitter ή στο Facebook. Αυτό μπορεί να είναι απίστευτα χρονοβόρο. Η αυτοματοποίηση αυτής της διαδικασίας θα ελευθερώσει το χρόνο σας για άλλες εργασίες.

Εφαρμογές όπωςHootsuiteσας επιτρέπει να προγραμματίσετε αναρτήσεις για περισσότερους από έναν ιστότοπους.

Αντί να αφιερώνετε χρόνο καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας για τις δημοσιεύσεις σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, μπορείτε να αποκλείσετε το χρόνο μία φορά την ημέρα για να προγραμματίσετε ολόκληρη την ημέρα ή την εβδομάδα - ό, τι λειτουργεί καλύτερα για εσάς. Στη συνέχεια, μπορείτε να μεταβείτε σε άλλες εργασίες και να αφήσετε τις εφαρμογές αυτοματισμού κοινωνικών μέσων να κάνουν τη δουλειά τους.

3. Αυτοματοποιήστε τις πωλήσεις και το μάρκετινγκ

Εκτός από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, πιθανότατα έχετε και άλλες υπηρεσίες που χρησιμοποιείτε για την αγορά σε τρέχοντες και πιθανούς πελάτες, είτε μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε μέσω επαφών. Ανεξάρτητα από το ποια χρησιμοποιείτε, υπάρχει ένας τρόπος αυτοματοποίησης της διαδικασίας, ώστε να μην χρειάζεται να ξοδεύετε ώρες φροντίζοντας τη μόνη σας.

Να έρθετε σε επαφή με επαφές μέσω ενός τηλεφωνητήPhoneBurnerείναι ένας πολύ καλός τρόπος για να επιταχύνετε τις κλήσεις πωλήσεων και να κλείσετε περισσότερες προσφορές. Αυτή η υπηρεσία εξαλείφει την ανάγκη να επαναλαμβάνετε τον εαυτό σας ξανά και ξανά όταν αφήνετε φωνητικά μηνύματα για πελάτες. Σας δίνει επίσης τη δυνατότητα αποστολής email.

Εάν η αποστολή email είναι η προτιμώμενη μέθοδος επαφής παρακολούθησης, μπορείτε να το αυτοματοποιήσετε μέσω Infusionsoft ή ακόμα καιMailChimp. Μετά τη δημιουργία ενός συνόλου καθορισμένων κανόνων και προσδοκιών, και οι δύο αυτές εφαρμογές αναλαμβάνουν και στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πελάτες με το μήνυμά σας, ώστε να μην χρειάζεται.

4. Αυτοματοποιήστε το πρόγραμμά σας

Είστε πιθανώς τόσο απασχολημένοι που προγραμματίζετε συναντήσεις και άλλα ραντεβού καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας σας - και μάλλον όχι πάντα όταν βρίσκεστε στο γραφείο σας.

Αυτό μπορεί να το προκαλέσει σύγχυση και δύσκολο να θυμάστε πότε είστε διαθέσιμοι και πότε είναι η επόμενη συνάντησή σας. Έχοντας ένα μέρος για να φροντίσετε τις ανάγκες προγραμματισμού σας, όπως η εφαρμογήΠρόγραμμα μία φορά, θα μπορούσε να ελευθερώσει λίγο χρόνο και να διατηρήσει το ημερολόγιό σας οργανωμένο.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές για τον προγραμματισμό συναντήσεων χωρίς να πραγματοποιείτε τηλεφωνικές κλήσεις ή να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και οι δύο εργασίες που μπορούν να καταναλώσουν πολύτιμο χρόνο.

ΧρησιμοποιώνταςΗμέρα, μπορείτε να δημοσιεύσετε τις ώρες που είναι διαθέσιμες και, στη συνέχεια, οι επαφές σας μπορούν να επιλέξουν από εκεί τις ώρες που ταιριάζουν καλύτερα σε αυτές. Μπορείτε είτε να στείλετε τον σύνδεσμο ημερολογίου σας σε ένα email ή να τον δημοσιεύσετε στον ιστότοπό σας.

5. Αυτοματοποιήστε την υποστήριξη πελατών σας

Παρόλο που είναι ωραίο να πιστεύετε ότι θα μπορείτε πάντα να απαντάτε προσωπικά στις ερωτήσεις των πελατών σας, κάποια στιγμή η επιχείρησή σας πιθανότατα θα αυξηθεί περισσότερο από αυτό. Θα είναι πολύ χρονοβόρο για να αντιμετωπίσει κάθε ερώτηση, αλλά είναι αναγκαιότητα.

Η ενοποίηση ενός συστήματος εισιτηρίων θα θέσει τις ερωτήσεις των πελατών σε μια κεντρική τοποθεσία, ώστε ο κατάλληλος υπάλληλος να μπορεί να τις απαντήσει με τη σειρά.

Ράβδωσηείναι ένα πρόγραμμα που μπορεί να σας βοηθήσει με αυτήν τη μετάβαση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετεΖάπιερ, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν με άλλα συστήματα που πρέπει ήδη να βελτιώσετε τη διαδικασία ακόμη περισσότερο.

6. Αυτοματοποιήστε τις χρεώσεις σας

Η συλλογή πληροφοριών λογαριασμού και η εξεύρεση μηνιαίων λογαριασμών μπορεί να απαιτούν απίστευτο χρόνο. Εάν έχετε πελάτες ή πελάτες που χρεώνονται το ίδιο ποσό για υπηρεσίες κάθε μήνα, τότε αξίζει τον χρόνο σας να αυτοματοποιήσετε αυτήν τη διαδικασία.

Χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα όπωςXeroμπορεί να διασφαλίσει ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα τιμολόγια αποστέλλονται αυτόματα κάθε μήνα.

Εάν οι πελάτες σας θέλουν να πληρώνουν τους λογαριασμούς τους με πιστωτική κάρτα κάθε μήνα, μπορείτε επίσης να αυτοματοποιήσετε αυτήν τη διαδικασία.

Για επαναλαμβανόμενες πληρωμές,σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε το PayPalνα χρεώνετε τις κάρτες των πελατών σας κάθε μήνα. Αυτό θα σας εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια για τη φροντίδα αυτών των πληρωμών μόνοι σας.

7. Αυτοματοποιήστε τις αναφορές σας

Ως επιχείρηση, θέλετε να γνωρίζετε ακριβώς πώς πάνε τα πράγματα. Από το μάρκετινγκ έως τις πωλήσεις στους υπαλλήλους, είναι σημαντικό να έχετε τους αριθμούς και τις αναφορές που σας δίνουν πληροφορίες για την ομαλή λειτουργία της επιχείρησής σας.

Βρείτε ακριβώς τους τύπους αναφορών που θέλετε να αυτοματοποιήσετε και, στη συνέχεια, ρωτήστε το τμήμα πληροφορικής σας ή κάντε μια διαδικτυακή αναζήτηση για να μάθετε εάν υπάρχει τρόπος να αυτοματοποιηθεί.Φύλλα Googleμπορεί να είναι ένα εργαλείο που μπορεί να βοηθήσει.

Αυτό θα μειώσει το χρόνο που αφιερώνετε κάθε μήνα για τη δημιουργία και τη διερεύνηση αναφορών για να βρείτε τις απαντήσεις που αναζητάτε για την εταιρεία σας.

8. Αυτοματοποιήστε τη συμπλήρωση διαδικτυακών εντύπων

Είτε δημιουργείτε έναν νέο λογαριασμό είτε παραγγέλνετε προϊόντα, μπορεί να είναι χρονοβόρο να συμπληρώνετε τα στοιχεία σας κάθε φορά που δημιουργείτε έναν νέο προμηθευτή. Χρήση εφαρμογών όπωςRoboFormθα αποθηκεύσει αυτές τις πληροφορίες στον υπολογιστή σας, ώστε ένα κλικ σε ένα κουμπί να συμπληρώσει μια φόρμα.

Εκτός από το RoboForm, υπάρχουν και άλλες εφαρμογές και προγράμματα που μπορούν να χρησιμοποιηθούνγια αυτόματη συμπλήρωση διαδικτυακών εντύπωνκαι αποθηκεύστε κωδικούς πρόσβασης για τους διάφορους ιστότοπους στους οποίους έχετε πρόσβαση καθημερινά. Βρείτε αυτό που λειτουργεί καλύτερα για εσάς!




Η κατοχή μιας επιχείρησης σημαίνει ότι οι μέρες σας είναι απασχολημένες και γεμάτες με σημαντικές συναντήσεις και έργα.

Υπάρχουν μόνο τόσες ώρες την ημέρα που μπορείτε να τα πετύχετε, επομένως δεν πρέπει να χάνετε τόσο πολύτιμο χρόνο σε εργασίες που μπορούν να αυτοματοποιηθούν.

Απελευθερώστε μέρος της ημέρας σας αφήνοντας τον υπολογιστή σας να κάνει τη δουλειά για εσάς. Οποιαδήποτε εταιρεία εργάζεστε για τώρα ή στο μέλλον είναι βέβαιο ότι θα βρείτε τις δεξιότητές σας αυτοματοποίησης χρήσιμες.


Συνέχισε να:
Μεταβιβάσιμες δεξιότητες
Δεξιότητες Καινοτομίας