Αποφυγή σύγχυσης κατά τη διεθνή επικοινωνία μέσω email

Δείτε επίσης:Διαπολιτισμική ευαισθητοποίηση

Γνωρίζατε ότι στη Γαλλία υπήρξε πρόσφατα απαγόρευση στους υπαλλήλους να ελέγχουν τα email εργασίας μετά τις 18:00;

Είτε το συνειδητοποιούμε είτε όχι, διαφορετικές χώρες και πολιτισμοί προσεγγίζουν τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία με διαφορετικούς τρόπους. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρά προβλήματα επικοινωνίας.

Ο τρόπος με τον οποίο επικοινωνούμε μεταξύ μας έχει φτάσει σε επίπεδα που μοιάζουν με σκηνές από μια φουτουριστική ταινία επιστημονικής φαντασίας που έγινε τη δεκαετία του 1980. Η δυνατότητα επισύναψης αυτού του άρθρου σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η αποστολή του σε έναν Επεξεργαστή σε όλο τον κόσμο έχει αλλάξει ριζικά τον τρόπο με τον οποίο εργαζόμαστε όλοι.

Με όλη αυτή την τεχνολογία, η ζωή μας έχει αναμφίβολα γίνει πολύ πιο εύκολη, ωστόσο, έχει επίσης προκαλέσει προβλήματα που πρέπει να ξεπεραστούν ειδικά όταν πρόκειται να εργαστούμε παγκοσμίως, διαπολιτισμικά και ουσιαστικά.

Όλοι τείνουμε να χρησιμοποιούμε email όταν δουλεύουμε, ωστόσο πόσοι από εμάς εκτιμούμε πραγματικά τις παγίδες που εμπλέκονται στην επικοινωνία με αυτόν τον τρόπο; Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν εργάζεστε διεθνώς - οι γλωσσικές και πολιτιστικές διαφορές έχουν μεγάλο αντίκτυπο στο πώς γράφουμε, διαβάζουμε, ερμηνεύουμε και χρησιμοποιούμε email. Εάν το αγνοήσετε, μπορεί να οδηγήσει σε κακή επικοινωνία, παρεξηγήσεις, απώλεια χρόνου, αναποτελεσματικότητα και απώλεια επιχειρήσεων.

Ακριβώς όπως διαφορετικές χώρες και πολιτισμοί έχουν διαφορετικές προσεγγίσεις σε συναντήσεις ή δώρα, προσεγγίζουν επίσης τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία διαφορετικά. Εξετάστε αυτές τις πιθανές διαφορές και τι αντίκτυπο μπορούν να έχουν στην επικοινωνία.

Ρωτήστε τον εαυτό σας


  • Ποιος είναι ο σκοπός ενός email;
  • Πώς πρέπει να μορφοποιηθεί;
  • Πότε πρέπει να σταλεί κάποιος;
  • Ποιο είναι το χρονικό πλαίσιο στο οποίο αναμένεται μια απάντηση;
  • Ρωτάτε προσωπικά στοιχεία ή τα διατηρείτε αυστηρά;
  • Είναι ένα email για ενημέρωση, καθοδήγηση ή δέσμευση;
  • Τι δεν είναι αποδεκτό να τοποθετήσετε ένα email;
  • Τι τόνο ή επίπεδο τυπικότητας πρέπει να περιμένετε;

Καθώς μπορεί να ερευνάτε την εθιμοτυπία των επαγγελματικών καρτών όταν ταξιδεύετε στην Ιαπωνία, θα πρέπει ομοίως να δούμε πώς θα πρέπει να προσαρμόσουν τα email τους όταν γράφουν σε κάποιον στην Ιαπωνία ή οπουδήποτε κι αν είναι.

Σε αυτό το σύντομο άρθρο, θα εξετάσουμε δύο σημαντικά ζητήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την αποστολή email για εργασία σε διεθνή κλίμακα:γλώσσα και πολιτισμός.


Γλώσσα

Η αγγλική γλώσσα εξακολουθεί να είναι το lingua franca του σύγχρονου επιχειρηματικού κόσμου, ακόμη και αν όλο και περισσότεροι άνθρωποι μιλούν πραγματικά άλλες γλώσσες.

Δεν είναι η ευκολότερη γλώσσα για να γίνετε ικανοί, ώστε όσοι δεν είναι άνετοι με αυτό μπορούν εύκολα να κάνουν λάθη που οδηγούν σε σύγχυση και παρανόηση και δεν πρόκειται ακριβώς να κάνουν τις επιχειρηματικές συναλλαγές ευκολότερες παρά την ταχύτητα της επικοινωνίας.

Εάν η αγγλική είναι η δεύτερη γλώσσα σας, αυτό μπορεί να οδηγήσειορθογραφίαλάθη, φτωχάγραμματικήκαι ως αποτέλεσμα μια συνολική έλλειψη σαφήνειας. Το άτομο που στέλνει το μήνυμα μπορεί να είχε προβλήματα στη σύνταξή του, αλλά όσοι το λαμβάνουν τώρα έχουν το πρόβλημα να επεξεργαστούν ακριβώς τι σημαίνει αυτό.

Σκεφτείτε την ασάφεια. Δείτε αυτές τις προτάσεις παρακάτω. Ακόμη και ένας εγγενής αγγλόφωνος θα δυσκολευτεί να αποκρυπτογραφήσει το ακριβές νόημα ή έμφαση. οπότε φανταστείτε εάν είστε από την Ινδία ή τη Βραζιλία;

  • Η κυρία χτύπησε τον άνδρα με μια ομπρέλα.
  • Της έδωσε τροφή για γάτες.
  • Ο άντρας είδε το αγόρι με τα κιάλια.
  • Κυνηγούν σκύλους.
  • Την είδα πάπια.

Κατάλαβες τι εννοώ?

Πώς μπορείτε λοιπόν να ξεπεράσετε ένα τέτοιο πρόβλημα; Είναι σημαντικό να κοιτάξετε πέρα ​​από τη φόρμα στην πρόθεση και εάν εξακολουθεί να υπάρχει σύγχυση, απαντήστε στο email ζητώντας διευκρινίσεις σχετικά με τα σημεία για τα οποία δεν είστε σίγουροι. Μια άλλη καλή πρόταση είναι να στείλετε ερωτήσεις κλειστού τύπου που απαιτούν απλώς απαντήσεις «ναι» ή «όχι».

Εάν η αγγλική είναι η μητρική σας γλώσσα, είναι βασικό να αρχίσετε να προσαρμόζετε το στυλ γραφής σας σε ένα πιο «διεθνές αγγλικό». Να θυμάστε ότι δεν θα διαβάσουν όλοι τα email σας και θα καταλάβουν την πρώτη φορά. Μπορεί να χρειαστούν αρκετοί άνθρωποι για να χωνέψουν και να αποκωδικοποιήσουν ένα σύνθετο email στα Αγγλικά.

Διατηρήστε τα email σας απλά - απλή γραμματική, απλό λεξιλόγιο και απλά μηνύματα.
Θα πρέπει επίσης να αποφύγετε τη χρήση αργκό, ιδιωματισμών ή ρημάτων που θα μπορούσαν να παρακωλύσουν τον αναγνώστη στο άλλο άκρο με αποτέλεσμα να σπαταλούν πολύτιμα λεπτά για να ερευνήσουν μια σκοτεινή αγγλική φράση.

Θυμηθείτε, όλοι μπορούμε να μιλάμε και να γράφουμε Αγγλικά, αλλά όλοι μιλάμε και γράφουμε λίγο διαφορετικά, γι 'αυτό λάβετε υπόψη σας την επόμενη φορά που θα διαβάσετε ή στείλετε ένα email σε κάποιον στο εξωτερικό.


Πολιτισμός

Όταν πραγματοποιείτε πρόσωπο με πρόσωπο συνάντηση με κάποιον άλλο πολιτισμό, δεν είναι πάντα εύκολο. Ωστόσο, με το πλεονέκτημα της κοινής λογικής και το να έχετε τον ομόλογό σας σε ένα τραπέζι από εσάς μπορείτε να το κάνετε πιο εύκολο. Με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κανένας δεν έχει αυτήν την πολυτέλεια - μπορεί να είναι απρόσωπος, χωρίς φωνή και τόνος με κάθε τρόπο.

Διαφορετικές κουλτούρες χρησιμοποιούν διάφορες μορφές για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πρέπει να μάθετε για αυτό. Ορισμένοι πολιτισμοί υιοθετούν μια επίσημη κουλτούρα ξεκινώντας ένα email απευθυνόμενοι σε κάποιον με το όνομά του και μερικές φορές ακόμη και το επώνυμό τους. Άλλοι πολιτισμοί μπορεί να μην το κάνουν καθόλου και απλά να κατευθυνθούν κατευθείαν στην επιχείρηση. Απαιτείται έρευνα, επειδή εάν στέλνετε ένα ανεπίσημο email σε κάποιον που έχει συνηθίσει να λαμβάνει συνεχώς επίσημα email, μπορεί να φαίνεται αμβλύ.

Το Cultures θα προσεγγίσει επίσης τα email με διαφορετικούς τρόπους. Για ορισμένους, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η επίσημη έκφραση επιχειρηματικού ενδιαφέροντος - είναι σοβαρό. Άλλοι τους βλέπουν ως «για ενημερωτικούς σκοπούς» και δεν θα κατανέμουν την ίδια αίσθηση βαρύτητας σε αυτό.

Για παράδειγμα, ένας Αμερικανός μπορεί να στείλει email σε έναν προμηθευτή με έναν μακρύ κατάλογο αναγκών, προθεσμιών και ερωτήσεων που αναμένουν άμεση απάντηση. Ωστόσο, ο παραλήπτης στο Πακιστάν ενδέχεται να λάβει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την Παρασκευή (μια ιερή ημέρα) και, επιπλέον, βλέπουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως ενημέρωση για τα πράγματα που χρειάζονται για να επιστρέψουν στον αποστολέα στο «κάποια στιγμή».

Η προσέγγιση του χρόνου και της προτεραιότητας είναι εντελώς διαφορετική. Ως αποτέλεσμα των διαφορών, ο Αμερικανός βλέπει τον Πακιστανό ως τεμπέλης ή ανίκανος και παραπονιέται, γεγονός που οδηγεί τον Πακιστανό να βλέπει τον Αμερικανό ως αγενή, πιεστικό και αλαζονικό. Στην πραγματικότητα, κανένα από αυτά δεν είναι κανένα από αυτά τα πράγματα.

Δείτε τη σελίδα μας στοΔιαπολιτισμική επικοινωνίαγια περισσότερα.



Συμπεράσματα

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι τόσο σημαντικό μέρος της επιχειρηματικής δραστηριότητας που δεν μπορεί να αγνοηθεί αυτά τα ζητήματα. Είναι ζωτικής σημασίας να μειωθούν οι πιθανότητες παρεξηγήσεων που μπορούν να οδηγήσουν τις επιχειρηματικές συναλλαγές σε μια εντελώς λανθασμένη κατεύθυνση.

Οι άνθρωποι πρέπει να διατηρούν ανοιχτό μυαλό για να μειώσουν αυτές τις εσφαλμένες επικοινωνίες και να καταβάλουν επιπλέον προσπάθειες για να καταλάβουν από πού προέρχεται το άλλο άτομο.


Συνέχισε να:
Γράφοντας αποτελεσματικά email
Καλή εθιμοτυπία email