Συμβουλές Επιχειρηματικής Γραφής

Δείτε επίσης:Πώς να γράψετε ένα δελτίο τύπου

Πιστεύετε ότι η επιχειρηματική γραφή είναι πάντα προσεκτικά σχεδιασμένη, αλλά η αλήθεια είναι ότι συχνά σφαλματολογείται με ορθογραφικά λάθη, λανθασμένες λέξεις και γραμματικές ανακρίβειες. Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε εύκολα να βελτιώσετε το γράψιμο της επιχείρησής σας με λίγα εύκολα βήματα.

Πρώτα, γνωρίστε το κοινό σας

Συχνά η γραφή μας υποφέρει επειδή είναι ακατάλληλη. Γράφουμε περίπλοκα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μορφοποιούμε αναφορές κακώς και γενικά δεν προσπαθούμε να κάνουμε το πρόγραμμα ανάγνωσης περιεχομένου φιλικό.

Η γνώση του σκοπού που εξυπηρετεί ένα κομμάτι γραφής σάς δίνει μια αίσθηση κατεύθυνσης. Η σύνταξη μιας αναφοράς επιχείρησης πρέπει να ακολουθεί μια συγκεκριμένη μορφή. Για παράδειγμα, ένα email στο γραφείο μπορεί να είναι σύντομο και ανεπίσημο, αλλά ένα email πελάτη ή μια παρουσίαση του PowerPoint θα πρέπει να ακολουθεί τις οδηγίες ευγένειας, σαφήνειας και συνοχής. Το κοινό σας πρέπει να είναι η πυξίδα σας. έχοντας κατά νου τι προσπαθεί να μάθει ο παραλήπτης περιορίζει τις πιθανές κατευθύνσεις που πρέπει να ακολουθήσει η γραφή σας.

Το στυλ, ο τόνος και η χρήση του λεξιλογίου πρέπει να συμβαδίζουν με το κοινό και την κατάστασή σας. Αυτό δεν είναι απλώς θέμα καταλληλότητας και αποτελεσματικότητας περιεχομένου, αλλά αφορά την ευελιξία σας να επικοινωνείτε άψογα με διαφορετικά είδη κοινού, να συμπαθείτε μαζί τους και έτσι να είστε σε θέση να συνδεθείτε σε κατάλληλο και αποτελεσματικό μήκος κύματος.

Βλέπω:Γνωρίστε το κοινό σαςΓια περισσότερες πληροφορίες.

Εστίαση στο περιεχόμενο και το στυλ

Είναι οργανωμένη η γραφή σας σύμφωνα με τα ακόλουθα βασικά χαρακτηριστικά και κανόνες;

Απλή γλώσσα- Δημιουργήστε φιλικό προς τον αναγνώστη περιεχόμενο αποφεύγοντας τα επίθετα, χρησιμοποιώντας την ενεργή φωνή και επιλέγοντας κοινώς γνωστές, συντομότερες λέξεις. Ο στόχος σας είναι να γνωστοποιήσετε το σημείο σας όσο πιο εύκολα και γρήγορα. Αποφύγετε τα «κρυφά ρήματα» έχοντας επίγνωση της περιττής ονομασίας. για παράδειγμα, αντί να λέμε, 'Θα θέλαμε να είμαστεβοήθεια'Αντ 'αυτού,' Θα θέλαμε πολύβοηθώεσύ.' Η δεύτερη πρόταση είναι πιο αποτελεσματική και φιλική προς τον πελάτη, επειδή είναι άμεση, αποτελεσματική και κατανοητή.

Συντομία και συντομία- Η επιχειρηματική γραφή πρέπει να είναι σύντομη. Το κοινό σας δεν έχει την πολυτέλεια να περιηγηθεί σε πολλές σελίδες αναφορών για να λάβει τις πληροφορίες που ζητά. Σεβαστείτε το χρόνο των παραληπτών σας. θα πρέπει να μπορούν να έχουν εύκολη πρόσβαση σε σημαντικές πληροφορίες. Μπορείτε να το επιτύχετε όταν:

  • Παραμείνετε στο θέμα σας
  • Εστίαση στα γεγονότα
  • Στόχος για σαφήνεια και αποφυγή αμφισημίας
  • Επιλέξτε σύντομες λέξεις
  • Αποφύγετε την περιττή διακόσμηση (επίθετα και επιρρήματα)

Διάκριση απόψεων από γεγονότα- Αυτές οι δύο πτυχές της επικοινωνίας πρέπει να διαχωρίζονται σαφώς στο επιχειρηματικό γράψιμο. Βεβαιωθείτε ότι ο αναγνώστης μπορεί να πει με βεβαιότητα πότε κάτι είναι γεγονός ή απλώς την άποψή σας. Με αυτόν τον τρόπο θα αποφύγετε παρεξηγήσεις και θα διατηρήσετε τη γραφή σας χωρίς αμφισημία.

Εξυπηρετώντας έναν σκοπό- Κάθε επικοινωνιακή επικοινωνία πρέπει να εξυπηρετεί έναν σαφή σκοπό. Προσπαθήστε να μην εκτρέψετε από αυτόν τον σκοπό. Αν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν συνάδελφο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με μια αναφορά που οφείλεται, μην συμπεριλάβετε τρία άλλα άσχετα αιτήματα στο ίδιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση με σύνεση

Κάθε κομμάτι γραφής πρέπει να έχει τη σωστή μορφή ώστε να μεγιστοποιείται η αποτελεσματικότητα. Χρησιμοποιήστε τίτλους, κουκκίδες, αρίθμηση και άλλες δυνατότητες μορφοποίησης (τολμηρός,πλάγια γραφή, διαφορετικά χρώματα) για να διασφαλιστεί ότι ο αναγνώστης μπορεί να απομακρύνει και να σαρώσει με ευκολία το κείμενό σας. Αλλά μην το παρακάνετε! Πάρα πολλά οπτικά στοιχεία που αποσπούν την προσοχή απομακρύνουν την εστίαση από το μήνυμά σας.

Αυτό ισχύει για όλους τους τύπους γραφής. Είτε πρόκειται για email, αναφορά ή παρουσίαση, η μορφοποίηση βοηθά το γράψιμό σας να γίνει σαφές και φιλικό προς τον χρήστη. Όταν είναι δυνατόν, αντικαταστήστε το κείμενο με οπτικές παρουσιάσεις, γραφικά ή γραφήματα.


Διαβάστε προσεκτικά, αναθεωρήστε αδίστακτα

Το πρώτο πρόχειρο δεν πρέπει να είναι το τελικό προϊόν σας. Ειδικά αν μιλάμε για επιχειρηματική πρόταση ή αναφορά, είναι σημαντικό να την ελέγξετε και να την επεξεργαστείτε πολλές φορές μέχρι να δημιουργήσετε μια αξιοσέβαστη έκδοση.

  • Κάνοντας τόση δουλειά για τη δημιουργία ενός επαγγελματικού κομματιού γραφής θα πρέπει να ολοκληρωθεί με διεξοδική διόρθωση.

    Βεβαιωθείτε ότι ελέγχετε για συντακτικά, γραμματικά και τυπογραφικά λάθη. Εάν δεν μπορείτε να δοκιμάσετε τη δική σας δουλειά, ζητήστε από κάποιον άλλον να βεβαιωθεί ότι έχει ροή και αναγνωσιμότητα και ότι είναι απαλλαγμένο από ενοχλητικά λάθη.

  • Μπορείτε επίσης να το εκτελέσετε μέσω ενός διαδικτυακού ορθογραφικού ελέγχου για να εντοπίσετε συνηθισμένα γραμματικά λάθη και ορθογραφικά λάθη, αλλά θυμηθείτε ότι οι ορθογραφικοί έλεγχοι δεν μπορούν να εντοπίσουν ορθογραφικά λάθη (π.χ. αν η ορθογραφικά λάθος λέξη είναι μια σωστή ορθογραφία διαφορετική λέξη, όπως είναι / αυτές, αποδεχτείτε / εκτός, δεξιά / γράψτε, εδώ / ακούστε). Τα ορθογραφικά λάθη μπορούν να αποφευχθούν καλύτερα βελτιώνοντας τις ορθογραφικές δεξιότητές σας χρησιμοποιώντας λογισμικό όπως7 ορθογραφία.

  • Η επίγνωση των συνήθως λανθασμένων ορθογραφικών λέξεων ή των γραμματικών αδυναμιών που έχετε θα σας βοηθήσει να προβλέψετε και να τους αποτρέψετε από την καταστροφή της γραφής σας.

Να είστε ενήμεροι για τη στάση και την προοπτική

Αυτή είναι μια σπάνια έμφαση στην επιχειρηματική γραφή. Δεν αρκεί να γνωρίζετε το κοινό σας και τι θέλουν από εσάς. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε επίσης τα διαφορετικά επίπεδα σημασίας που μεταφέρει το γράψιμό σας.

Η επιλογή των λέξεων, η δομή των προτάσεων, οι απόψεις και οι εκφράσεις αποκαλύπτουν περισσότερα από όσα σκέφτεστε για τη στάση και την προοπτική σας για αυτό που γράφετε.

Η στάση «You» είναι μια πτυχή της επιχειρηματικής γραφής που αξίζει να εξεταστεί. Προτείνει ότι το γράψιμό σας πρέπει να υιοθετεί την άποψη του αναγνώστη και όχι τη δική σας. Αγκαλιάζοντας την προοπτική του παραλήπτη, είναι πιο πιθανό να προκαλέσετε θετικές απαντήσεις. Όταν ο αναγνώστης είναι το επίκεντρο, τότε είναι πιο πρόθυμοι να βοηθήσουν, να υποστηρίξουν, να πάρουν μέρος ή να ενεργήσουν σε αυτό που τους ζητάτε. Η στάση «Εσείς» πιο συχνά από ό, τι δεν παρακινεί τον αναγνώστη να ενεργήσει προς την επιθυμητή κατεύθυνση, σας κάνει να φαίνεστε πιο αξιόπιστοι και προωθεί μια αίσθηση καλής ατμόσφαιρας.


Μπορεί να μοιάζει πολύ δουλειά, αλλά αξίζει να εστιάσετε σε αυτά τα πέντε σημεία και να βελτιώσετε τις δεξιότητες γραφής της επιχείρησής σας. Τα οφέλη από αυτό είναι πολλά. θα είναι ευκολότερο να μεταδώσετε τις σκέψεις σας και οι άνθρωποι θα είναι πιο πιθανό να κατανοήσουν και να λάβουν υπόψη τις ιδέες σας.

Συνέχισε να:
Πώς να γράψετε μια επιχειρηματική υπόθεση
Δεξιότητες επιχειρηματικής γλώσσας