Γρηγορότερα, λιγότερα, καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Διαχειριστείτε την ένταση, μειώστε το άγχος, αγαπήστε τα αποτελέσματα

Ταχύτερα, λιγότερα, καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τις προάλλες, έκανα μια συνάντηση με έναν συνεργάτη, που θα πραγματοποιηθεί στον τόπο εργασίας της. Δεν συναντηθήκαμε ποτέ και επικοινωνούσαμε πάντα μέσω email.

Θα έπρεπε να ήταν μια απλή ανταλλαγή: να μεταφέρω πιθανές ημερομηνίες, ώρες και αριθμούς. Επιβεβαιώνει ότι το γραφείο της είχε τη σωστή διαθεσιμότητα. Απίστευτα, αυτό πήρεοκτώμηνύματα προς επίτευξη. Και αποσπάσαμε και τους δύο για τρεις ώρες.

Γιατί πήρε τόσο πολύ; Αναλύοντας τα μηνύματά μας, βλέπω ότι κανένας από εμάς δεν ήτανγράφοντας αρκετά καθαράή διαβάζοντας αρκετά προσεκτικά.

Αγνόησε μια από τις ημερομηνίες που ανέφερα και έκανε υποθέσεις για άλλους. Δεν είχα ξεκαθαρίσει ποιες μέρες της εβδομάδας δεν ήταν δυνατές ή να επισημάνω τις ώρες σκληρού τερματισμού.

Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν παραδίδεται πάντα

Με έκανε να νιώσω νοσταλγικά για μια στιγμή που θα χρειαστούν τρία λεπτά στο τηλέφωνο. Και αναρωτήθηκα, τώρα είμαστε πολύ βασισμένοι στο email - στο σημείο που μας κυβερνά και όχι το αντίστροφο;

Γρηγορότερα, λιγότερα, καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - Διαχειριστείτε την ένταση, μειώστε το άγχος, λατρέψτε τα αποτελέσματα

Αυτή η σκέψη ενοχλούσε επίσης την ηγετική προπονητή Dianna Booher, Διευθύνουσα Σύμβουλο του Booher Research Institute και συγγραφέας 48 βιβλίων.

Μιλήσαμε για τη διαχείριση email όταν την συνέντευξη για το δικό μαςΣυνέντευξη ειδικώνpodcast πριν από λίγα χρόνια.

Τώρα αφιέρωσε ένα ολόκληρο βιβλίο σε αυτό το θέμα - 'Γρηγορότερα, λιγότερα, καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Διαχειριστείτε την ένταση, μειώστε το άγχος, αγαπήστε τα αποτελέσματα'

Σε αυτό, ο Booher παραθέτει έρευνα που δείχνει ότι, εάν δεν είμαστε προσεκτικοί, το email μπορεί να στραγγαλίσει την παραγωγικότητά μας. Και αυτό είναι ακριβό.

Υπολογίζει ότι το κόστος του χρόνου που ξοδεύεται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να είναι έως και 30.000 $ ετησίως, για ένα άτομο που κερδίζει 75.000 $ συν προνόμια. Έτσι, πληρώνει κυριολεκτικά για να είναι καλύτερα στο email - να το γράφετε, να το διαβάζετε και να το οργανώνετε.

Κατασκευασμένο για ταχύτητα

Για να βοηθήσει με το γράψιμο μέρος, η Booher προσφέρει το μνημονικό MADE. Δηλώνει το μήνυμα, τη δράση, τις λεπτομέρειες και τα στοιχεία.

Το μήνυμα είναι μια σύντομη περίληψη αυτού που θέλουμε να πούμε. Η δράση είναι αυτό που πρέπει να κάνουμε εμείς ή ο παραλήπτης. Οι λεπτομέρειες είναι περαιτέρω απαραίτητες πληροφορίες και το Evidence βοηθά στο φόντο ή τη σαφήνεια. Αυτό μπορεί να είναι συνημμένο ή παλαιότερα μηνύματα που επικολλήθηκαν παρακάτω.

Αυτή η συμβουλή μου θυμίζει μια συνομιλία που είχα με τον συγγραφέα Mike Song πριν από μια δεκαετία. Ο συντάκτης μου εκείνη την εποχή είχε βρει το βιβλίο του τραγουδιού, 'The Hamster Revolution: How to Manage Your Email Before It Manage You'. Και πρότεινε να προσκαλέσουμεΤραγούδι ως επισκέπτηςστο podcast της ειδικής συνέντευξής μας.

Θυμάμαι να αμφιβάλλω ότι θα μπορούσαμε να γεμίσουμε μισή ώρα με συμβουλές μέσω email. Στο τέλος, δεν ήθελα να σταματήσει η συνέντευξη. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αποδείχθηκε εξαιρετικό θέμα και πολλές από τις συμβουλές του Song είναι εξίσου σχετικές σήμερα όπως ήταν τότε.

Πείτε Όχι στις Ειδοποιήσεις

Στο podcast, μας έδωσε τις τρεις καλύτερες συμβουλές. Πρώτα, ξεκινήστε φιλικά. Το τραγούδι αναγνωρίζει ότι η συνοπτικότητα είναι το κλειδί. Αλλά προσθέτει, «Δεν θέλουμε να χάσουμε όλη τη ζεστασιά και την ανθρωπότητα της αλληλογραφίας μας».

Δεύτερον, απενεργοποιήστε το ping! Είναι δύσκολο να επιστρέψουμε στη δουλειά μετά από ειδοποιήσεις, είτε μας ζητούν είτε όχι να ελέγξουμε τα μηνύματά μας.

Και τρίτον, προτείνει να 'φιλτράρουμε με φακέλους' και να εκτρέπουμε 'email χαμηλής προτεραιότητας σε κάποιο τύπο προκαθορισμένου φακέλου που ελέγχετε μία ή δύο φορές το μήνα.'

Μετά τη συνομιλία μου με το Song, εφάρμοσα όλες αυτές τις συμβουλές και εξακολουθώ να χρησιμοποιώ τοσύστημα φακέλων emailΕγκατέστησα όλα αυτά τα χρόνια πριν.

Πολλές από τις συμβουλές του Song συνδυάζονται με τον πιο πρόσφατο οδηγό του Booher. Συμμερίζονται την εξοικονόμηση χρόνου και τη μεγιστοποίηση όλων των εξαιρετικών πτυχών των ηλεκτρονικών μηνυμάτων.

Θέματα

Για παράδειγμα, και οι δύο συγγραφείς τονίζουν τη χρησιμότητα καλογραμμένων θεματικών γραμμών. Και μπορούν πραγματικά να σας βοηθήσουν να γράψετε «Λιγότερα, ταχύτερα, καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου». Εξετάστε τη διαφορά μεταξύ της «Ατζέντας διάσκεψης» και της «Ατζέντας για το συνέδριο της 11ης Ιανουαρίου, αναμενόμενη ανατροφοδότηση σήμερα στις 16:00».

Οι λεπτομέρειες στη δεύτερη έκδοση θα μπορούσαν πραγματικά να βοηθήσουν τους παραλήπτες, ειδικά αν κοιτάζουν τα email τους στα τηλέφωνά τους ενώ κινούνται.

Όταν η γραμμή θέματος περιέχει ολόκληρο το μήνυμα, ορισμένα άτομα τελειώνουν με το EOM, που σημαίνει «τέλος μηνύματος». Αυτό λέει στους παραλήπτες ότι δεν χρειάζεται να ανοίξουν το email, εξοικονομώντας ένα κλικ.

Όταν ο Song μοιράστηκε μαζί μου αυτήν την συμβουλή, αναρωτήθηκα αν μπορεί να μπερδέψει άτομα που δεν ήξεραν τι εννοούσε ο EOM. Η εύρεση της ίδιας συμβουλής στο βιβλίο του Booher δείχνει ότι αυτό το ακρωνύμιο έχει γίνει πιο διαδεδομένο. Εάν υπάρχει αμφιβολία, η χρήση της λέξης 'Ends' αντί του EOM μπορεί να έχει το ίδιο αποτέλεσμα και θα μπορούσε να είναι πιο ξεκάθαρη.

Ποιες είναι οι κορυφαίες συμβουλές σας για τη διαχείριση email; Λάβετε μέρος στη συζήτηση παρακάτω!

Πραγματοποιήστε λήψη του βιβλίου 'Ταχύτερα, λιγότερα, καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου'

Εξετάζουμε τα καλύτερα νέα επιχειρηματικά βιβλία και τα κλασικά δοκιμασμένα βιβλία στις μηνιαίες Βιβλικές πληροφορίες, διαθέσιμα ως κείμενο ή λήψεις ήχου 15 λεπτών.

Επομένως, εάν είστε μέλος του Mind Tools Premium Club ή εταιρικός χρήστης, πραγματοποιήστε λήψη ή ροή του'Γρηγορότερα, λιγότερα, καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Διαχειριστείτε την ένταση, μειώστε το άγχος, αγαπήστε τα αποτελέσματα'Κάντε κράτηση για την κριτική Insight τώρα.

Εάν δεν έχετε ήδη εγγραφεί,εγγραφείτε στο Mind Tools Clubκαι αποκτήστε πρόσβαση στους 2.400+ πόρους μας, συμπεριλαμβανομένων 390+ Βιβλίων Insights. Για εταιρική συμμετοχή,ζητήστε μια επίδειξημε μία από την ομάδα μας.