Γράψτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πείθουν, επηρεάζουν και πείθουν

Δείτε επίσης:Δεξιότητες επιρροής και επιρροής

Πριν ανακαλύψουμε σε βάθος τι λειτουργεί σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τι όχι, ας διορθώσουμε τα γεγονότα:

Εάν προσπαθείτε να επηρεάσετε κάποιον, το email δεν είναι πάντα το καλύτερο εργαλείο επικοινωνίας. Οι σχέσεις που βασίζονται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να έχουν μια δύσκολη μάχη και ακόμη και ένα σύντομο τηλεφώνημα μπορεί να αλλάξει εντελώς τη δυναμική μιας ανταλλαγής.

Δεν με πιστεύεις; Έχω επιστήμη για να υποστηρίξω τον ισχυρισμό μου:

Η επιστήμη:


Janice Nadler Ph.D. ζεύγη φοιτητών νομικής από πανεπιστήμια Βορειοδυτικής και Ντόκα και ζήτησε από κάθε ζευγάρι να συμφωνήσει για την αγορά αυτοκινήτου.

Οι ομάδες επρόκειτο να διαπραγματευτούν εξ ολοκλήρου μέσω e-mail, αλλά οι μισοί από αυτούς είχαν κρυφά κληθεί να προηγηθούν των διαπραγματεύσεων με μια σύντομη συζήτηση στο γνωστό παλιό τηλέφωνο.

Τα αποτελέσματα ήταν δραματικά. Οι διαπραγματευτές που συνομίλησαν πρώτα μέσω τηλεφώνου είχαν τέσσερις φορές περισσότερες πιθανότητες να καταλήξουν σε συμφωνία από εκείνους που χρησιμοποίησαν μόνο email. Όσοι δεν μίλησαν ποτέ δεν είχαν περισσότερες πιθανότητες να χτυπήσουν αδιέξοδο. Επίσης συχνά ένιωθαν δυσαρεστημένοι και θυμωμένοι για τη διαπραγμάτευση.


Το Takeaway:

Το στοιχείο που λείπει στις ηλεκτρονικές επικοινωνίες είναικανω ΑΝΑΦΟΡΑκαι άμεση συναισθηματική ανατροφοδότηση.Εκφράσεις προσώπου, τόνος φωνήςκαι οι χειρονομίες λείπουν όλα τα μηνύματα στο email (τα emoticons με χαμόγελο και τα θαυμαστικά μπορούν να κάνουν τόσο πολύ για να τα αντικαταστήσουν).

Ας δούμε ένα τυπικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Τι γράφτηκε:Εντάξει θα δω αν μπορώ να τα καταφέρω.
Τι ακούστηκε:Έχω ήδη πολλή δουλειά, αλλά επειδή είσαι ενοχλητικός, συσσωρεύεις περισσότερα. Θα το κάνω γιατί δεν έχω άλλη επιλογή. Τι νομίζεις ότι είμαι? Ενας γάιδαρος!
Τι θα μπορούσε να έχει γραφτεί:Θα το φτάσω μόλις τελειώσω με τα άλλα πράγματα στο πρόγραμμά μου. Μπορεί να είναι κάποια στιγμή, είναι επείγον;

Κατάλαβες τι εννοώ?


Πώς να γράψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που να πείσουν, να επηρεάσουν και να πείσουν:

Κανόνας 1:

Ξεκινήστε με μια προσωπική σημείωση.

Όχι μόνο μια «ελπίδα ότι είσαι καλά», αλλά κάτι πιο προσωπικό όπως «πώς ήταν το ταξίδι σας για ψάρεμα αυτό το Σαββατοκύριακο;'Ή, όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αγνώστους, ξεκινήστε λέγοντας κάτι προσωπικό όπως'Είμαι μεγάλος θαυμαστής του ιστότοπού σας και το πρόσφατο κομμάτι σας για τον φεμινισμό έπληξε πραγματικά μια χορδή μαζί μου'.

Είναι καλό να φτάσετε στο σημείο, αλλά με μια προσωπική σημείωση ή δύο μπορεί να ζεσταθεί ολόκληρη η ανταλλαγή.

Δεύτερος κανόνας:

Εξημερώστε αυτά τα συναισθήματα:

Τα συναισθήματα, ειδικά ο θυμός και η απόγνωση, διαπερνούν εντελώς τα δάχτυλά σας στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας καιλέξεις με υψηλό συναίσθημαόπως θυμωμένος, απαράδεκτος, μη επαγγελματικός και ασέβεια είναι ιδιαίτερα επικίνδυνοι σε μια νέα ανταλλαγή email όταν δεν έχετε τις εκφράσεις του προσώπου σας για να απαλύνει το νόημα.

Προσπαθήστε να αναζητήσετε πιο ήπιες εναλλακτικές λύσεις ή, ακόμα καλύτερα, εάν αισθάνεστε θυμωμένοι, παρεξηγημένοι ή αλλιώς έντονοι, μην γράψετε αυτό το email!

Κανόνας τρίτος:

Κρατήστε το σύντομο και γλυκό:

Ένα μεγαλύτερο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν σημαίνει ότι έχετε καλύψει όλους τους πόντους, αλλά σημαίνει ότι έχετε δώσει περισσότερο χώρο εκτός ζώνης όπου οι άνθρωποι αδειάζουν το μήνυμά σας, επειδή είναι απλά draaaaaags.

Χρησιμοποιήστε αυτόν τον ανόητο τύπο:


  1. Προσωπικό ανοιχτήρι δύο γραμμών
  2. Μια παράγραφος (4-5 γραμμές) σώμα του ζητήματος
  3. Δύο γραμμές επόμενες ενέργειες ή επιθυμητό αποτέλεσμα
  4. Δύο γραμμές κλείνουν σε μια ζεστή νότα

Κανόνας τέσσερα:

Διαβάστε το δύο φορές:

Διαβάσατε το email τουλάχιστον μία φορά (ιδανικά δύο φορές σε κάποιο διάστημα) πριν το στείλετε;

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία μοιράζεστε πληροφορίες που ενδέχεται να παρερμηνευθούν ενδεχομένως ή όπου απαιτείται κάποια ενέργεια. Μια τελευταία ανάγνωση μπορεί να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ απόλυσης και άμεσης δράσης.

Κανόνας πέντε:

Ο κανόνας του φλιτζανιού καφέ:

Εάν είναι ένα κρίσιμο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,ΜΗΝυπό οποιεσδήποτε συνθήκες το στείλετε αμέσως.

Γράψτε το email και μετά αποθηκεύστε το ως πρόχειροπροτού το στείλετε (ειδικά για εκείνα τα μισά κοιμισμένα μεσάνυχτα).

Αφήστε το email στο πρόχειρο φάκελο και πιείτε ένα φλιτζάνι καφέ πριν πατήσετε αυτό το κουμπί αποστολής. Θα δείτε το email με νέο φως μετά από αυτή την υπόσχεση…

Κανόνας Έξι:

Μάθετε τη γραμμή θέματος:

Η γραμμή θέματος του email σας εξυπηρετεί το σκοπό της;

Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε τις επιθυμητές ενέργειες ως θέματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όχι ως θέμα και θα δείτε πώς θα ανοίξει η αλληλογραφία σας και θα δώσει απάντηση. Για παράδειγμα, σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς έναν πελάτη ή έναν αρχηγό της ομάδας, κάτι σαν το 'Need Your Action Please' θα έκανε την εργασία πολύ πιο γρήγορη παρά τη γραμμή θέματος 'The Notes Notes'.


Ίσως το πιο σημαντικόεθιμοτυπία emailείναι κοινή ευγένεια.

Δεν θα θέλατε να γράψετε τίποτα σε ένα email που δεν θα λέγατε σε ένα πρόσωπο στο πρόσωπό του.

Πολλοί άνθρωποι επιλέγουν να χρησιμοποιούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως δικαιολογία για να κρύβονται πίσω από τις οθόνες του υπολογιστή τους, αλλά δυστυχώς δεν λειτουργούν τα πράγματα στην πραγματική ζωή. Ένα άσχημο, αγενές email είναι το χειρότερο, πιο ενοχλητικό στοιχείο και μπορεί να κάνει πολύ μεγαλύτερη ζημιά από μερικές σκληρές λέξεις που ανταλλάσσονται πρόσωπο με πρόσωπο.


Συνέχισε να:
Γράφοντας αποτελεσματικά email
Εθιμοτυπία email